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香港活動公司應該如何做好會議活動策劃呢?

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進行好會議活動策劃對一個公司來說有著重要的意義。總體來說,會議活動策劃是一種資源的整合與調配的過程,要想會議的效果越好,會議活動策劃的風險也就相應增加。進行好會議活動策劃可以為公司的建設添磚加瓦,使上級領導對員工及公司業績有著充分的了解,從而為公司制定更好的長期發展方案,為公司的下一階段發展打下堅實的基礎。那么我們應該如何做好會議活動策劃呢?


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1、會議活動策劃難免會出現許多失誤

如會前準備時參會人員名單制定不到位,議題和日程安排不明確、不合理,沒有通知到相關工作人員做好充足的準備;會議的安排太過冗雜繁復,主持人的選派不合理導致會議的主題變動隨意,以至于參與人員因層次的參差不齊導致會議的效果大幅度下降;會議安排的時間過長,與會者的情緒消極沉悶,甚至長時間因為會議的主題不明確而造成議題范圍的超出導致議而不決的尷尬場面;會議總結時不能刺中要點,工作安排沒有針對性。如果一次會議活動策劃不能解決好上述存在的問題,那么此次會議即是失敗的。

 

2、會議活動策劃中一定要考慮好會議的舉辦地點、時間和人員的確定

就如前文所談論到的,如果會議邀請的人員差距太大,層次不齊,那么會議進行中很有可能就成了“少數人的游戲”,大多數與會者都成了“啞巴”。只靠少數人發揮作用的會議是不能體現其真正的效果的。會議要求的就是“說”,邀請人員時應注意對小領導,積極分子,公司經營骨干的邀請,也應該適當邀請一些在基層工作的有話要說的員工,這樣才能活躍會議的整體氣氛,使會議活動策劃收到其應有的良好效果。為了方便嘉賓和主要領導的出席,會議的地點可以設在大酒店,機場等交通便捷的場所,這也是會議活動策劃能否進行好的關鍵。 

 

3、會議活動策劃一定要保證會議發出真正的效果

那么后期的跟蹤就顯得尤為重要了。會議活動策劃的本身其實只是公司對員工進行管理的一個重要途徑和手段而已,真正的“做”,還是要看后期員工在會后的表現與落實。通過會議,可以將任務準確的交給員工,并對員工的工作進行審核,但是長久來看,會議效果的反饋還需要后期的不斷監管與反饋,調整上次會議制定的方案中存在的不足,通過不斷的跟進來保證會議活動策劃的成功。

 

4、會議活動策劃中必不可少的就是會議中的相關工作與具體事務的準備

紀念品,證件制作等工作需要至少提前一個星期完成來保證會議的正常進行。為了保證相關領導的日程安排,電話通知也需提前完成。


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